Kosongkan Inbox Email Anda!

Kosongkan Inbox Email Anda!

Saya termasuk pengguna konsep Inbox Zero, yang secara umum telah meningkatkan produktifitas saya, terutama dalam menghandle komunikasi melalui email. Konsep Inbox Zero yang diperkenalkan oleh Merlin Mann ini memiliki konsep bahwa, email itu bukan kumpulan file komunikasi (seperti yang dilakukan banyak orang). Dengan cara umum ini, pengguna email cenderung tidak menghapus email-email mereka dari inboxnya. Padahal, cara ini justru akan membuat produktifitas mereka berkurang.

Ada banyak cara untuk melakukan Inbox Zero ini. Bagi yang sama sekali belum tahu konsep ini, silahkan menyaksikan presentasi Inbox Zero ini langsung dari pencetusnya di video berikut.

Berikut mekanisme Inbox Zero yang saya lakukan:

  • Jangan sering mengecek halaman email Anda. Buat jadwal saja, misalnya hanya tiga kali sehari (jam 10, jam 13, dan jam 15).
  • Pada waktu pengecekan email-email tersebut lakukan:
    1. Buka email dari urutan 1, kemudian yang ke 2, 3 dan seterusnya.
    2. Langsung hapus email-email yang Anda anggap tidak berguna/spam/pengumuman
    3. Jika email tersebut berisi dokumentasi yang penting, segera arsipkan. Anda cukup melakukan fungsi search jika memerlukannya nanti.
    4. Segera respon email yang diterima jika waktu untuk meresponnya maksimum 3 menit, jika lebih dari tiga menit, beri tag khusus, misalnya #BUTUHRESPON atau masukkanke folder khusus (misalnya folder HARUS DIRESPON) sehingga Anda bisa meresponnya nanti.
    5. Delegasikan email ke pihak lain jika Anda anggap pihak tersebut bisa memberikan jawaban/respon yang lebih baik dari Anda.
  • Lakukan hal-hal diatas hingga email-email yang ada di inbox Anda habis.
  • Maksimum untuk mengecek email-email yang masuk adalah 30 menit. Jika setelah mengecek email-email yang masuk masih ada waktu, silahkan jawab email-email yang ada di folder HARUS DIRESPON. Pastikan waktu responnya tidak melebihi waktu 30 menit tersebut.
  • Setelah 30 menit habis, segera kembali pekerjaan Anda yang utama.

EMail adalah komunikasi yang didisain untuk tidak langsung dijawab, tidak seperti telepon. Pengirim email tidak mengharapkan Anda langsung menjawab email Anda. Dengan kata lain, email adalah komunikasi yang memiliki dimensi beda waktu dan beda tempat. Oleh karena itu, komunikasi via email bukan komunikasi yang urgen.

Melalui cara ini, isi inbox email saya hanya sedikit. Bahkan ada kalanya kosong. Jika kosong, maka waktu 30 menit ini bisa dimanfaatkan untuk hal lain. Misalnya bermain games. 🙂

Berniat juga menerapkan cara ini? Silahkan! Siap-siap untuk tersenyum lebar jika inbox email Anda kosong. Trust me!

Komentar

komentar

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *